Excel表格快速自動批量填充提取字符串日期合并拆分列調整規范順序轉換格式

Excel表格快速自動批量填充提取字符串日期合并拆分列調整規范順序轉換格式

最近有同事問我Excel問題,是在不規則的字符串中插入新的字符,由于數據不規則,寫出的公式非常長。于是,我們感嘆,如果電腦上的的Excel是2013以上版本,使用快速填充功能簡直幾秒就能搞定啊!!

等等,快速填充是什么鬼?

快速填充:基于示例填充數據。它通常在識別數據中的某種模式后開始運行,當您的數據具有某種一致性時效果最佳。

先看一下官方的示例:

官方案例

看到沒,她能模擬、識別你的操作,推測你內心的想法,然后按照你的想法進行數據填充。可以說,用懂你、神奇、智能描繪她都不為過。

實際上,這個功能遠比上面看到的要強大、智能,智能到讓你驚嘆、強大到足以讓分列功能和文本函數下崗。

一、提取功能

1.1、提取數字和字符串**

如果要將下圖中的字符串中的數字提取出來,由于原數據缺乏規律,無法使用LEFT、RIGHT、MID、FIND等文本函數來提取。 使用“快速填充”功能則分分鐘搞定。

提取字符與數字

注:快速填充的快捷鍵為Ctrl+E

1.2、提取數據中的出生日期

比如需要提取身份證中的出生日期,在以往的Excel版本中需要使用函數或公式來提取。 我們來看看使用快速填充如何完爆函數

提取日期

注:提取日期前,需要對日期格式進行設置。 打開“設置單元格格式”對話框,切換到“數字”選項卡,選擇“自定義”分類,在右側的“類型”選擇“yyyy/mm/dd”,確認之后關閉對話框。

二、合并功能

2.1、將已有的多個數據列合并為一列

例如,將國家、省市、街道合并為同一個當單元格內,作為地址。在第一行中輸入三個合并后的結果,告訴Excel你要做什么之后,她就會按照你的想法完成剩下的工作。

合并文本

看到沒,效率爆棚,感到到哭啊!!

2.2、向字符串中添加字符

有時我們需要向已知的字符串中添加字符,比如分隔符“-”,比如"/"等等。 如果是添加一個字符的話,使用函數效率還行,但是添加兩個以上的字符,使用函數與快速填充相比,簡直是龜速

例如需要將所有的零部件編號“113685”修改為“11-36-85”的效果。 手工輸入“60-36-65”,隨后再在下一行輸入類似的數據,按Ctrl+E即可快速填充所有的結果。

添加字符

注:有時根據數據的特點,需要輸入兩個甚至三個,快速填充才能正確理解你的意圖。

2.3、快速填充功能組合(提取合并一步到位)

“快速填充”功能不僅可以實現批量提取的效果,而且在提取的同時還可以將兩列單元格的不同內容合并起來。 例如提取省市中的市,提取街道中的號碼,將兩者合并為新的地址,同樣可以利用“快速填充”一步到位解決這一問題。

提取合并

可以說,快速填充功能的組合,可以讓你的效率飛起來,大家可以多測試一些案例。

三、牛逼到逆天的功能

3.1、調整字符串的順序

有些時候,需要調整字符串的前后順序。 例如將姓名“安偉星 AN WEIXING”調整為“AN WEIXING 安偉星”,這往往需要使用復雜的公式才能實現。借助“快速填充”功能可以快速調整字符串的順序。

調整字符串順序

3.2、不規范的日期轉化為標準格式

比如輸入了16.01.28這樣的日期格式,注意這樣的格式,在Excel中不被認為是日期,而是文本。所以,是不能參與日期計算的,也不同通過格式轉化成日期。

如果是傳統的方式,你輸入了上百個式樣的日期,一定早就懵逼了。 但是快速填充就是任性,看她如何意見拯救不規范日期。

日期轉化

3.3、整理數據(將不規范的數字轉換為標準格式)

如下金額一列的數據從其他系統中導出,數字中間含有逗號,末尾含有不可見字符,對這種不規范數字,傳統的處理方式是使用查找替換或者復制到word再復制粘貼回表格的方法來轉換。

使用快速填充,可以在D5單元格輸入規范的數字“25000000”,教會Excel如何轉化不規則數據,所有數據立馬變規整。

本圖片來源于網絡

注:本圖片來自網絡

3.4、大小寫的轉換和重組

設想一個更復雜的場景,如果需要將姓名拼音的首字母轉換為大寫,例如將“安偉星”和“an weixing”轉換為“安An 偉星Weixing”的效果。

分析:這里不僅涉及到大小寫轉換的問題,而且還涉及姓、名拆分與拼音的組合,手工轉換顯然是相當麻煩,而且也容易出錯。 利用“快速填充”可以完成大小寫的轉換和重組。

大小寫轉化.gif

以上僅僅是最常見的快速填充案例。實際上,在表格制作過程中,可以用到快速填充的地方遠遠不止這些。

只要能給出前3個案例的共同填充規律,軟件便會智能地“猜出”后續的填充結果。 沒有什么功能比軟件“懂你”更讓人內心一震了!

四、總結:

4.1、“快速填充”的使用方法 在應用“快速填充”時除了上面示例中介紹的方法,還可先選中示例單元格下的任一或全部單元格,然后按以下操作:

①直接輸入兩組或三組數據,讓Excel自動識別你的意圖,從而出現快速填充向導; ②單擊“數據”選項卡 > 在“數據工具”組中 > 單擊“快速填充”; ③快捷鍵Ctrl+E; ④選中示例單元格,拖動填充柄往下填充,然后在“自動填充”選項中選擇“快速填充”;

4.2、注意事項 ①當“快速填充”的結果不準確時,你可以多給出兩個示例,這樣她就能更準確知道你要做什么。 ②不只是數據區域右邊的列才能使用,左邊的列也可以。 ③當源數據變化時,快速填充的結果不會隨之自動更新。 ④所有的功能是可以自由組合的,也就是說你可以先提取字符、再插入字符、再合并字符……

最后,還沒有升級Office的同學,快速填充功能是你用低版本Excel永遠無法體會到的快感。

作者:精進Excel
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